Hvordan ser kontorindretning ud efter Covid-19?

Midt i hele den misere, vi befinder os i lige nu, så tillader jeg mig altså at være positiv og se frem til tiden efter Covid-19. For beskæftiger man sig med indretning af kontormiljøer, som jeg, så ved man, at der ligger produkter og koncepter klar på hylderne, som venter på at blive brugt til at skabe optimale kontormiljøer. Og måske er det nu?

Som rådgiver og designer fortæller jeg altid kunderne om mulighederne, men når det går godt og der er travlt, så vælger mange at fortsætte som sædvanlig. Der er naturligvis også dem, der vælger at afprøve nye måder at indrette sig på heldigvis – og dem bliver der flere og flere af. Designtænkning, brugerinvolvering og workshops har indgået i en stor del af mine seneste projekter og har skabt befordrende arbejdsmiljøer – men hvad skal der til fremover – hvad skal jeg overveje at foreslå mine kunder?

Viden fra hele verden serveret på hjemmekontoret

Lige nu vrimler det med webinarer fra hele verden med overskrifter som New Normal, Thoughts on Covid, Future of Workspaces, The key to happier and healthier workspaces etc. Normalt indsamler jeg viden ved bl.a. at deltage på konferencer i DK og i udlandet. Nu får jeg dem serveret på et fad og kan sidde i ro og mag og tage notater og suge til mig på hjemmekontoret. Samtidig har jeg i denne tid indgået flere samarbejder med underleverandører om at videreudvikle på koncepter og få dem tunet til at løse udfordringerne i den nære fremtid.

“The best way to predict the future is to create it”
Abraham Lincoln

For hvor meget bliver det mon nødvendigt at omrokere derude i kontorindretningen. På den korte bane er mange jo allerede i gang med mere eller mindre holdbare løsninger for nu og her at opfylde myndighedernes krav til sikkerhed. Men hvad med på den lange bane – skal vi have flere skærme op (jeg har allerede modtaget mange mindre heldige plexiglas løsninger i min inbox), bliver der mere hjemmearbejde, skal vi inddeles i hold? Spørgsmålene er mange.

Befordrende for et godt kontormiljø

En af mine kompetencer er at være på forkant med udviklingen og skabe rum, som skubber til trivsel og succes – og her skal alle forhold naturligvis tages i betragtning. Og måske er det hele i virkeligheden ikke så slemt – måske får vi nu øjnene op for, at vi bliver nødt til at ændre på essentielle forhold på kontoret.

Tæthed i kontormiljøet:
Der er virkelig mange kontorfolk, som sidder alt for tæt, hvor akustikken og det øvrige indeklima er forfærdeligt. Tager vi et kig ud i dyrenes rige, så leder sådanne forhold til sygdom og naturlig oprettelse af balance i tingene. Så alle tiltag, som vil betyde, at vi får skabt bedre balance og bedre indeklima på kontoret er meget velkomne.

Størrelsen på skriveborde:
Trenden har igennem flere år været, at vi er gået til mindre og mindre skriveborde – og her må jeg indrømme, at det har jeg også været fortaler for. Men nu har Covid-19 sørget for, at vi skal have mere afstand til hinanden – så måske skal skrivebordene fremadrettet være større – det giver da automatisk mere afstand til hinanden. Herved bliver det nemmere at gøre det rigtige – altså at holde afstand.

Aktivitetsbaseret arbejdsprincip og hjemmearbejdsplads:
Her taler jeg om det princip, hvor man giver medarbejderne mulighed for at arbejde det sted, hvor de er mest produktive i forhold til den type opgave, der skal løses. Princippet kan implementeres på adskillige måder – alt fra total indretning af kontoret i zoner og ingen faste pladser til satellitpladser i kombination med faste pladser, mulighed for hjemmearbejde etc. Ved hjemmearbejde skal man så lige huske at se på, hvordan medarbejdernes mulighed for hjemmekontor helt konkret er – ikke alle har den fornødne plads og muligheder for at skabe de rette betingelser.

Mix af fysisk og virtuel tilstedeværelse:
Det fremtidige kontormiljø vil højst sandsynlig blive et mix af fysisk tilstedeværelse (måske større skriveborde) og virtuel tilstedeværelse (hjemmekontor/coworking space etc), så kollegaer problemfrit kan samarbejde – om de er på kontoret eller ej. Vi har sikkert alle i den seneste tid lært at bruge digitale redskaber som Teams, Skype, Zoom mv. Så det digitale skulle være på plads, men for at samarbejdet overordnet bliver målbevidst og meningsfuldt, bør der ske en form for planlægning, så man eksempelvis sørger for at de kollegaer, der har brug for tæt samarbejde er fysisk tilstede på samme tid. Her tales om koncepter som smart scheduling, collaboration map og utilization map.

Hot-desking efter Covid-19:
Nogle firmaer benytter sig i dag af hot-desking – hvor der ikke er faste pladser, hvor man snupper et bord, der er ledigt. Efter Covid-19, med nødvendighed for rengøring af overflader, er det dog mest sandsynligt, at man “sætter” sig på et bord for længere tid af gangen og det herefter bliver rengjort til den næste. Og nu hvor vi taler rengøring – producenter af overflader er i fuld gang med at klarlægge, hvilke overflader der er mest hygiejniske og rengøringsvenlige.

Akustik og afbrydelser
Lige gyldig, hvilken måde en virksomhed vælger at indrette sig på, vil der højst sandsynlig blive afholdt en del virtuelle møder fremover. Det vil derfor være essentielt at finde løsninger, hvor der er tænkt på optimale arbejdsforhold – eksempelvis gode akustiske og lettilgængelige mødefaciliteter. Ellers vil det skabe for meget støj og uro med afbrydelser af kollegaer til følge. Sådanne løsninger har der længe været arbejdet på og jeg er netop ved at færdiggøre et kontormiljø med etablering af skypebokse hos en kunde i Aarhus og et andet projekt er på vej. For her var man allerede opmærksom på, hvor mange afbrydelser det skabte i hverdagen, når kollegaer snakkede meget i telefon eller afholdt virtuelle samtaler ved skrivebordet.

Adfærd og kultur

Når jeg skal løse en kontorindretning, gør jeg altid mine kunder opmærksomme på, at meget kan gøres via indretningen, men den adfærd medarbejderne udviser er ligeledes relevant. Hvis udfordringen eksempelvis er støj og uro, kan der implementeres akustiske løsninger, så lydlandskabet bliver perfekt, men hvis medarbejderne vælger fortsat at afbryde kollegaer uden på forhånd at vurdere, om det var noget, der kunne vente, så hjælper selv de bedste akustiske løsninger ikke på udfordringen.

Vi mennesker er styret af vaner – og det tager tid at ændre indgroede vaner. Hvis vi virkelig skal tage nogle af de nye rutiner, der har fulgt med Covid-19 til os – kræver det, at der bliver implementeret indsigter og værktøjer i virksomhederne. Derfor handler det også om, når der justeres på indretningen, at man gør det nemt at udvise en god adfærd – her kan man med fordel benytte sig af nudging principper.

Lige om lidt skal jeg præsentere et oplæg til en af mine kunder igennem mange år – en visionær kunde, som har givet mig en åben opgave: “Hvordan skal vi indrette os fremadrettet – kan vi gribe muligheden og ryste posen nu, hvor vi bygger til og nu, hvor hverdagen ændrer sig?” Her vælger man at gå all in, fordi man samtidig bygger til, men for andre, der ønsker at retænke deres indretning, er der masser af muligheder lige til at implementere uden den store revolution.

En sidste replik – glem ikke, at det er i naturen, der er den bedste balance, så husk at lade jer inspirere af den og invitere den indenfor – så skal det nok gå alt sammen.

Sand formationer Thyborøn